首页 新闻 财经 娱乐 房产 旅游 女性 汽车 社会 军事

华夏电讯

旗下栏目: 华夏电讯 财经 健康 娱乐 IT 教育 滚动 体育

如何防范员工离职带来的资料丢失及外泄

来源:未知 作者:资讯小编 人气: 发布时间:2019-06-21
摘要:轻轻地你走了,正如你轻轻地来, 你挥一挥衣袖,丢下一堆没头没脑的事儿 轻轻地你走了,正如你轻轻地来, 你挥一挥衣袖,带走所有资料、数据、机密...... 来自HR的困扰 企业招聘人才,实际上是在寻找人才所拥有的知识、经验与技能。只有把人才及其所掌握的知

轻轻地你走了,正如你轻轻地来,

你挥一挥衣袖,丢下一堆没头没脑的事儿

轻轻地你走了,正如你轻轻地来,

你挥一挥衣袖,带走所有资料、数据、机密......

——来自HR的困扰

企业招聘人才,实际上是在寻找人才所拥有的知识、经验与技能。只有把人才及其所掌握的知识视为资产来精细管理时,人才的价值才会被充分挖掘,才能持久地为企业所用,成为企业资产不断沉淀下来。

企业如果不重视,常会出现当某个重要岗位人员离职后,同时也带走了企业的部分知识资产。如果再缺少历史过程文档,继任者在后续工作开展时,不了解前期情况,就会工作出现断层,难以继续,只好推倒重来,浪费时间、精力,严重的则错过重要时机,造成不必要的损失。

更有甚者,将企业核心数据和商业机密外泄、倒卖,不管是客户名单还是产品资料被出卖,对企业来说都是一次重创,轻则伤财,重则致命。当前市场竞争激烈,跳槽已经成为常态,而员工跳槽后将原公司的商业秘密一并带走,这样的现象早已屡见不鲜。

根据最高人民法院司法统计数据:全国法院受理商业秘密侵权纠纷案件中有98%都是员工泄密案件!

海尔:前高管跳槽窃取商业秘密,造成千万损失

2010年5月,海尔4名前职工非法泄露海尔洗衣机重要生产和采购环节数据,给海尔集团造成直接经济损失共计2952.35万元;

老干妈:离职员工泄露配方

2015年,老干妈离职员工贾某将机密配方用在另一家食品加工企业的生产经营中,涉案金额高达千万元人民币;

华为:6名设计岗位员工因泄密遭批捕

2017年1月,华为内部发布公告通报前消费者终端业务6名员工被批捕,涉及人员为工程师和设计人员,离职后拿着华为终端的知识产权结果赚钱。

根据前程无忧发布的调研数据,2018年整体离职率为20.9%,相比2017年虽有所下降,但仍然较高。

(数据来源——前程无忧人力资源调研中心)

面对高离职率,企业如何防范人员离职带来的工作交接不清,重大项目“断链”,客户资料丢失,核心机密外泄,小编给大家提供如下几点建议:

一、员工入职时

1、在入职前,HR除了跟员工面签劳动合同,应该给员工电子版或纸质版的《员工手册》阅读时间,同时点对点确认《保密协议》的签署情况。

2、在入职培训环节,增加一个面对面宣读“确保信息安全,严守商业机密”关键条款的环节,增加员工安全意识的“仪式感”。

3、对于掌握企业重要商业秘密的员工,与之签署竞业禁止协议,一方面可约束离职人员的泄密行为,同时在商业秘密侵权诉讼发生时便于举证。

二、员工在职期间

1、员工保密培训

在职期间,公司应对员工进行保密的教育,经常开展关于保密的知识培训,让员工意识到哪些是企业的商业秘密,如何在工作当中运用到可能涉及到企业商业秘密的信息,以及在离职的时候,如何办理手续显得非常的重要。

2、完善流程制度,注重细节管理

从内部流程制度建设上,完善保密程序。尤其对于研发、财务、信息系统等核心部门,更要注意其人员的素质水平,不仅要注意管理和激励,更要让他们感受到信任和责任感。同时,企业要关注员工的情绪和心理感受,以防止产生恶意的泄密现象。

3、引入专业办公管理软件

(1)使用安全、稳定的企业邮箱

员工如果用个人邮箱处理企业日常的业务往来,由于邮箱使用权属于个人邮箱申请人,一旦申请人离职,与客户往来的邮件信息都被带走,容易产生不必要的纠纷甚至危害企业的信息安全。

而使用以公司域名为后缀的企业邮箱,不仅提高公司对外形象,还可以便于统一管理。企业可以自行设定管理员来分配和管理内部员工邮箱账号,根据员工的部门、职能的不同来设定邮箱的空间、类别和所属群体,还可以根据企业的发展状况随时添加、删除用户。当员工离职时,公司可以收回该员工邮箱,从而可以把所有商业上的信息保存下来,保证业务活动的连贯性,保护企业信息安全性。

作为企业邮箱领域的专家,35企业邮箱在企业信息安全管控这块不断创新,为企业管理者提供了完善的管理功能。

1、其后台支持邮件审核、邮件跟踪、邮件日志等功能,企业可以根据不同需求自定义逻辑条件进行邮件审核。

2、同时还有业界独有的,禁止邮件删除、禁止邮件下载、禁止邮件转发的权限设置功能,企业可以根据实际需要进行设置,极大提高了企业信息安全性和完整性。

3、与国内电子数据取证龙头企业美亚柏科强强联手,为用户提供存证、取证、出证一站式服务。邮件加密上传,云端保存,独特防篡改、防删除,文件存证设计,真实再现邮件源文件收发实况。

(2)使用专业的企业数字资产管理软件

通过专业的企业文档管理软件,搭建统一协作平台,将分散在不同员工不同电脑上的文档集中至云端,确保企业文件的归档和管理,减少因人员离职导致文件丢失的风险。

三五互联推出的35云门户除了具有企业网盘的文件存储功能外,还具有移动协同办公、实时沟通、数据集成、数据营销功能,是一个综合的企业数字资产管理与应用平台。在安全管理方面,拥有灵活、全面的权限控制体系,管理员可以根据需求,对不同部门、用户、角色身份进行权限设置;如文件上传、下载、分享、删除等,保证企业重要资料不被误删、拷贝,有效管理企业资产,保障文件安全。同时方便进行权限调节控制,当员工离职时,关闭员工账号,保证资料完整性,可以一键平滑交接给新的继任者。

三、员工离职时

1、清退资料

完善离职流程,涉密人员离职时要交清各种资料,做好交接工作。离职人员应清退所有资料,包括图纸、数据、模型、实验记录、工作手册以及含有保密信息的个人工作日记。收回资料并予以销毁,无疑是防止商业秘密外泄的有效手段。

2、离职面谈

企业在员工离职时通常只要求其将管理掌握的资料收还就算了事,往往忽略了商业秘密因其无形性极易随人员的流动而流失。因为即使交还资料后,对于那些处于管理决策或技术开发人才以及高级经营管理人员来说,凭其地位弄到复印件是不成问题的;即便不能,凭记忆或技术功底也能掌握原企业的商业秘密。因此,离职面谈作为对员工进行的最后一次保密教育,对防止商业秘密的外泄会起到一定的预防作用。

3、离职员工管理

对离职员工依然要进行妥善“管理”。即使离职还可以继续保持与他们的联系,把他们变成拥护者、客户或商业伙伴。麦肯锡则有一本著名的“麦肯锡校友录”,即离职员工的花名册。他们将员工离职视为“毕业离校”,离职员工就是他们遍布各处的“校友”,麦肯锡一直投巨资用于培育其遍布各行业的“毕业生网络”。事实证明,这一独特的投资为公司带来了巨大的回报。

以上是小编给大家提供的几点建议,希望对企业有所帮助,有关企业邮箱及云门户信息可以关注公众号咨询了解哦~

责任编辑:资讯小编